Politique de protection des renseignements personnels

Politique d’IPC sur la protection des renseignements personnels

Notre engagement envers vous 
Investment Planning Counsel Inc. et ses filiales (« IPC », « nous », « notre/nos ») ont toujours eu le souci de protéger les renseignements personnels concernant leurs clients qu’ils sont appelés à recueillir et à conserver dans le cadre de leurs activités. La présente Politique de protection des renseignements personnels (Politique) explique comment nous recueillons, conservons, utilisons et communiquons les renseignements personnels qui vous concernent, lorsque nous faisons affaire avec vous. Le présent avis est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et, s’il y a lieu, aux lois provinciales analogues. Nous vous invitons à communiquer avec nous par l'un des moyens indiqués à la fin du présent document si vous avez besoin d’éclaircissements. 

Le chef de la protection des renseignements personnels d’IPC est responsable de la gouvernance globale en matière de protection des renseignements personnels. Tous les employés et représentants d’IPC ont la responsabilité d'assurer la confidentialité de vos renseignements personnels et sont là pour répondre à vos questions et préoccupations éventuelles.  

Qu’entendons-nous par « renseignements personnels »? 
Les renseignements personnels qui ont été recueillis à votre sujet, aux fins énoncées dans la présente politique, sont conservés dans nos dossiers. Vos « renseignements personnels » peuvent inclure votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone, votre numéro d'assurance sociale, votre date de naissance, les avoirs que vous détenez dans votre compte et le nom, l'adresse et le numéro d'assurance sociale de votre conjoint et de vos bénéficiaires. Selon le genre de placements ou de services que vous avez demandés, il se peut que nos dossiers renferment d'autres renseignements personnels. Par exemple, si vous avez établi un programme de débits préautorisés, votre dossier renferme également le numéro de votre compte auprès de toute institution financière. Les renseignements personnels excluent le nom, le titre ou l’adresse commerciale ou le numéro de téléphone d’un employé ou d’une entreprise, dans la mesure où ils sont recueillis, utilisés ou divulgués à des fins directement liées à l’embauche d’une personne. 

En quoi sommes-nous responsables de vos renseignements personnels? 
IPC est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou dont elle a la garde, y compris les renseignements personnels confiés à des tiers, ou reçus de tiers aux fins de traitement ou à d'autres fins auxquelles vous avez consenti dans le cadre d'activités commerciales ou pour tout autre objet auquel vous avez consenti. 
 

Collecte, utilisation et divulgation de vos renseignements personnels

Quels renseignements recueillons-nous?
La plupart des renseignements que nous recueillons à votre sujet nous sont fournis par vous, notamment lorsque vous présentez une demande de produit ou de service, participez à un concours, adhérez à des offres spéciales ou remplissez un sondage. Il nous arrive aussi de faire appel à diverses sources pour recueillir des renseignements financiers ou autres sur vous, comme des références que vous nous avez fournies, des opérations que vous avez effectuées auprès de nous, des agences de notation ou d'autres institutions financières. 

Lorsque vous présentez une demande de produit ou de service, nous vous demandons de nous fournir uniquement les renseignements qui nous permettent de traiter votre demande, de vous offrir de meilleurs produits ou services ou de vous offrir des produits ou services susceptibles de vous intéresser. 

Renseignements personnels 
Voici une liste des renseignements nécessaires pour répondre à la plupart des demandes d'ordre financier: 

  • renseignements permettant d'établir votre identité - comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, emploi, numéro de téléphone au travail, adresse de courriel, date de naissance, numéro d'assurance social ou numéro de sécurité sociale (à des fins fiscales) et numéros de compte;
  • renseignements liés aux opérations - nous pouvons recueillir des renseignements sur les opérations effectuées dans le cadre de votre relation avec nous et avec d'autres institutions financières;
  • renseignements que vous nous communiquez à la souscription de l'un de nos produits ou services - comme votre revenu annuel, votre employeur, vos placements, le solde de votre compte, vos dettes et l'historique de vos opérations;
  • renseignements sur vos habitudes financières- comme vos antécédents de paiement et votre solvabilité;
  • renseignements sur votre santé - nous pouvons vous demander de nous fournir de tels renseignements si vous souscrivez un produit ou un service d'assurance;
  • renseignements de nature commerciale - si vous faites appel à nos services au nom d'une entreprise, nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements comme la dénomination sociale, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse de courriel, le secteur d'exploitation et la situation financière de cette entreprise, de même que des détails sur son propriétaire, ses employés et sa haute direction;
  • renseignements supplémentaires - d'autres renseignements peuvent vous être demandés s'ils peuvent nous aider à déterminer votre admissibilité à des produits ou services que nous offrons.

Pourquoi recueillons-nous ces renseignements? 
Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels dans le but de vous offrir des produits et services qui vous permettront d’atteindre tous vos objectifs financiers. En vous connaissant mieux, nous sommes mieux placés pour comprendre quels sont vos besoins en matière de gestion de patrimoine, de communiquer efficacement avec vous et de vous fournir les produits et services appropriés. Plus précisément, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels pour:

  • vérifier votre identité;
  • déterminer votre admissibilité à des produits ou services d’IPC et à des produits qui peuvent vous intéresser et qui sont offerts par des entreprises avec lesquelles nous avons conclu une alliance stratégique et, le cas échéant, vous offrir ces produits et services;
  • gérer nos risques et nos transactions; analyser la pertinence de nos produits et services en ce qui vous concerne;
  • analyser la pertinence de nos produits et services en ce qui vous concerne;
  • vous fournir des services continus, établir et entretenir la communication, et répondre à vos demandes de renseignements;
  • définir les prix, les frais et les primes;
  • faire enquête sur les demandes de règlement et les régler;
  • déceler et prévenir les fraudes;
  • recueillir des données statistiques, effectuer des études de marché et produire les rapports exigés par les organismes de réglementation;
  • enquêter sur des transactions ou des types de transactions dans le but de déceler les activités non autorisées ou illégales;
  • s’assurer de la conformité à nos exigences juridiques et réglementaires.

Si nous avons votre numéro d’assurance sociale, nous pouvons l’utiliser à des fins fiscales dans la mesure où vous détenez un produit qui génère un revenu, et le communiquer en conséquence aux organismes gouvernementaux ou l’utiliser pour vous identifier auprès des agences de notation.

Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels dans le cadre des « fins établies » plus haut. Si vos renseignements personnels ne sont pas requis pour l'une ou l'autre des fins établies, nous ne les utiliserons ni ne les divulguerons sans avoir obtenu au préalable un autre consentement de votre part. 

Autres utilisations

  • Lorsque les renseignements sont saisis ou stockés électroniquement, aux fins établies plus haut, nous traitons avec des fournisseurs externes qui se trouvent à l’extérieur du Canada. IPC est responsable en permanence de vos renseignements personnels et veillera à ce que des mesures de sécurité et des dispositions contractuelles appropriées soient prévues, afin de contribuer à protéger vos renseignements personnels de tout accès non autorisé.
  • IPC est une filiale d’IGM Financial Inc. (IGM). IPC peut divulguer vos renseignements financiers personnels à IGM, ses employés et les employés de ses filiales aux fins énoncées plus haut et aux fins liées à la présentation de rapports financiers, aux dossiers juridiques, au respect des vérifications internes, à l’application des mesures antifraude, et pour aider périodiquement IPC quant à l’exécution des vérifications de ses succursales.
  • Nous pouvons communiquer avec vous par divers moyens, notamment par téléphone, courrier électronique ou courrier, en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies.
  • Avec votre consentement, nous pouvons nous servir de vos renseignements pour promouvoir nos produits et nos services susceptibles de vous intéresser, de même que ceux de certains tiers de notre choix.
  • Prenez note que les renseignements sensibles, comme un dossier médical, ne seront en aucun cas partagés ou utilisés à des fins autres que celles prévues initialement.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? 
La collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels dépendent de votre relation d’affaire avec nous. Ainsi, nous pouvons obtenir de l'information des sources suivantes:

  • de vous-même, lorsque vous remplissez une demande pour obtenir nos produits d’assurance, de services bancaires ou de placement, ou lorsque vous faites remplir des formulaires au téléphone, électroniquement ou lors d’une rencontre en personne, notamment vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, profession, données financières et bancaires et information médicale;
  • d’agents autorisés, de courtiers en assurance, d’intermédiaires et de représentants en services financiers avec qui vous faites affaire, ainsi que d’experts en assurance et d’inspecteurs;
  • de vos échanges avec nous (historique des transactions et correspondance);
  • d’organismes gouvernementaux et autres entités (p. ex., vos demandes d’indemnités passées); ou
  • d’agences de renseignements sur les consommateurs (p. ex., vos antécédents de crédit).

En nous fournissant des renseignements personnels, directement ou par le biais des sources susmentionnées, vous reconnaissez que nous pouvons utiliser ou communiquer ces renseignements, aux fins établies, entre les sociétés d’IPC, avec les sources susmentionnées ou avec des tiers. Vous reconnaissez également qu’IPC peut vérifier l'exactitude de ces renseignements personnels ou en obtenir d'autres, toujours aux fins établies, auprès d'organismes gouvernementaux, de bureaux de crédit et d'autres organismes de collecte et de vérification de renseignements. 
 

Consentement

Nous ne pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans avoir obtenu au préalable votre consentement, à l’exception des situations particulières autorisées par la loi, telle qu’une enquête sur une fraude ou une enquête policière. Lorsqu'il s'agit de renseignements personnels de nature sensible, comme de l’information médicale, nous devons également obtenir votre consentement préalable, verbal ou écrit, avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer ces renseignements personnels. 

Comment nous accordez-vous votre consentement?

L’une ou l’autre des situations suivantes constitue un consentement de votre part à l’endroit d’IPC, relativement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation, actuelles et futures, de vos renseignements personnels, aux fins établies:

  • le fait d'avoir reçu la présente Politique de protection des renseignements personnels, sauf si vous avisez IPC, verbalement ou par écrit, que vous n'acceptez pas les dispositions de cette Politique et que vous souhaitez vous y soustraire en tout ou en partie;
  • le fait de fournir sans restriction des renseignements à IPC, directement ou par l’entremise d’agents autorisés, de courtiers en assurance, d’experts en assurance ou de représentants en services financiers;
  • votre consentement exprès, verbal ou écrit, donné dans le cadre de la soumission d'une demande; ou
  • votre consentement donné par un représentant autorisé (détenteur d'une procuration, tuteur légal).

Dans certaines circonstances, votre consentement peut être implicite. Par exemple:

  • lorsque vous obtenez des produits ou services pour votre famille ou pour des tiers, vous établissez que vous avez obtenu le consentement des personnes concernées relativement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de leurs renseignements personnels, aux fins établies, même si ces personnes ne participent pas directement à la soumission de la demande;
  • si vous détenez déjà des produits et services auprès de nous et que vous demandez des modifications à ceux-ci, il est présumé que votre consentement donné lors de l'achat initial des produits et services s’applique toujours.

Comment pouvez-vous retirer votre consentement? 
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, en nous donnant un préavis raisonnable, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par un contrat. Toutefois, veuillez noter que le fait de retirer votre consentement peut influer sur notre capacité à continuer de vous offrir les produits et services que vous souhaitez obtenir. 

Si vous désirez vous opposer à la communication de ces renseignements, ou vous renseigner sur les conséquences qu'aurait une telle opposition, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée, à l'adresse ou au numéro de téléphone indiqués ci-après. À moins d’autres instructions de votre part, vous consentez à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos renseignements personnels conformément aux fins établies dans la présente Politique de protection des renseignements personnels.

Conservation et protection de vos renseignements personnels

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? 
Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour vous fournir des produits et services et, par la suite, pendant une période de temps raisonnable, au cas où nous aurions à respecter des obligations juridiques ou gouvernementales ou pour permettre aux parties d'épuiser les recours prévus par la loi. Par ailleurs, IPC doit prévenir l’accès non autorisé à vos renseignements personnels durant leur stockage et au moment de leur destruction. 

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels? 
Pour les dossiers électroniques ou écrits, IPC maintient des normes de sécurité rigoureuses afin de protéger vos renseignements personnels de l’accès non autorisé, de la divulgation ou de l’utilisation malveillante. De plus, lorsque nous n’avons plus besoin de vos renseignements personnels, nous les détruisons en prenant les mêmes précautions que durant leur stockage. 

IPC peut transmettre vos renseignements personnels aux fins établies dans la présente politique à ses fournisseurs de services, notamment des entreprises s'occupant de l'établissement et de l'envoi de relevés de comptes, des entreprises de messageries, des entreprises d’imagerie ou des sociétés s'occupant d'archivage de documents. Lorsqu’IPC communique des renseignements personnels à ses fournisseurs de services, il veille à ce qu'il leur soit interdit, par contrat, d'utiliser ces renseignements à d'autres fins que celles pour lesquelles il a fait appel à eux, et à ce que ces renseignements soient conservés et protégés de la même façon que lorsqu’ils sont en sa possession. Nous pouvons utiliser des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada; le cas échéant, les renseignements personnels peuvent être divulgués conformément aux lois de la juridiction où se trouve le fournisseur de services, y compris le gouvernement de cette juridiction et ses agences.

Accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels que nous avons en notre possession ou dont nous avons la garde. Vous avez aussi le droit de savoir quelles sont les tierces personnes auxquelles IPC a communiqué vos renseignements personnels. 

Pour accéder à vos renseignements personnels, veuillez présenter une demande écrite à l’agent de la protection de la vie privée d’IPC. La demande doit préciser autant que possible les renseignements personnels que vous recherchez. Nous tenterons de répondre à ces demandes dans les plus brefs délais et vous aviserons si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons y donner suite immédiatement. IPC pourra demander des frais raisonnables pour vous donner accès à vos renseignements personnels, mais seulement après vous avoir fait part du coût approximatif. 

Nous essayons d'être aussi précis que possible lorsque nous vous fournissons la liste des organismes auxquels nous avons divulgué le moindre renseignement à votre sujet. Dans le cas où il nous est impossible de vous communiquer une liste précise des organismes auxquels nous avons effectivement divulgué vos renseignements personnels, nous vous fournirons la liste des organismes auxquels nous aurions pu divulguer vos renseignements. 

IPC se réserve le droit de refuser votre demande d'accès à vos renseignements personnels dans les cas suivants:

  • les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client;
  • la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels;
  • la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité d'une autre personne;
  • les renseignements ont été recueillis aux fins de la détection ou de la prévention d'une fraude;
  • les renseignements ont été fournis dans le cadre d'un règlement officiel de différends;
  • ou cette communication révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur une autre personne.

Exactitude de vos renseignements personnels

IPC s'assure que les renseignements personnels qu'elle possède à votre sujet sont exacts et à jour dans la mesure nécessaire aux fins établies. Si le moindre renseignement doit être modifié ou mis à jour à la suite d'un changement de votre situation, nous ferons de notre mieux pour faire cette mise à jour. IPC doit modifier tout renseignement personnel qui est substantiellement inexact ou incomplet et, s'il y a lieu, doit faire en sorte d'aviser les tiers qui ont accès aux renseignements en question.

Pour communiquer avec nous

La version la plus récente de la présente Politique de protection des renseignements personnels est affichée sur le site Web d’IPC à l'adresse www.ipcc.ca. Les questions portant sur la politique peuvent être adressées à l’agent de la protection de la vie privée d’IPC au numéro de téléphone et aux adresses postale et électronique indiquées ci-après. 

Si vous avez une plainte liée à la Politique de protection des renseignements personnels ou à l’une ou l’autre de nos procédures, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée. Si la plainte est justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires pour résoudre le problème, y compris la modification de notre politique ou de nos pratiques, au besoin. 

Si nous ne pouvons résoudre le problème ou que vous avez d'autres préoccupations liées à la Politique de protection des renseignements personnels ou aux pratiques d’IPC, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée au Canada (ou l'équivalent dans votre province). L’agent de la protection de la vie privée d’IPC vous fournira sur demande les coordonnées de ces autorités. 

Pour obtenir de plus amples renseignements, pour déposer une plainte ou pour vous retirer de la présente Politique, en tout ou en partie, veuillez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée d’IPC: 

Adresse : Agent de la protection de la vie privée d’IPC 
2680 Skymark Avenue, 7e étage 
Mississauga, Ontario, L4W-5L6 
Téléphone: 1-877-212-9799 
Télécopieur: 905-212-7109 
Courriel: privacy@ipcc.ca 
Site Web: www.ipcc.ca 

Le Groupe de compagnies d’IPC Group comprend IPC Financial Network Inc., Investment Planning Counsel of Canada Limited, IPC Investment Corporation, Valeurs mobilières IPC, IPC Estate Services Inc., IPC Save Inc., IPC Portfolio Management Ltd. et Counsel Portfolio Services Inc. Le Groupe de compagnies d’IPC est également affilié à Corporation Financière Mackenzie, Groupe Investors Inc., Great-West Lifeco Inc. et leurs filiales respectives. 

Pour de plus amples renseignements sur la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou le Commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous êtes résident de l'Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario ou du Québec.

Date d’entrée en vigueur: 10 novembre 2015

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